TIPS DAN TATA CARA BAGI ANDA YANG INGIN MENDIRIKAN SEKOLAH

Kutulis ini atas permintaan beberapa member TDA (Tangan Di Atas) yang ingin mendirikan sebuah sekolah atau lembaga pendidikan. Sebagai sharing atas pengalaman saya membangun enam sekolah selama lima tahun. Semoga Tips dan tata cara pendirian sekolah ini bisa bermanfaat bagi Anda.

APA YANG HARUS DIMILIKI DI AWAL?

Mungkin banyak diatara kita yang berpikir bahwa modal yang paling utama yang harus dimiliki oleh kita untuk membangun apa saja termasuk mendirikan sebuah Lembaga Pendidikan adalah dana alias uang. Ternyata tidak seratus persen benar, karena saya adalah type orang yang senang menggunakan konsep BODOL (Bisnis Optimis Dana Orang Lain) dalam membangun banyak hal.

Keinginan Yang Kuat (Irodatul Qowwiyyah) adalah modal dasar bagi Anda yang ingin sukses dalam membangun sebuah usaha. Maka, bangunlah sebuah impian yang besar tentang sebuah Lembaga Pendidikan yang akan Anda inginkan, karena impian adalah kenyataan yang akan datang. Jangan takut ditertawakan oleh orang lain, saat Anda berusaha memaparkan ide dan impian Anda. Justru itu adalah sebuah lecutan yang akan memacu Anda untuk menunjukkan bahwa Anda BISA mewujudkan apa yang Anda impikan. Untuk memudahkan pencapaian, tulis impian besar Anda tentang lembaga pendidikan yang akan Anda dirikan, misal dulu impian yang pernah saya tulis tahun 2000 adalah ”sebuah kampus yang didalamnya terdapat Lembaga Pendidikan mulai Play Grup sampai Perguruan Tinggi”.

Setelah itu, rancang visi Anda tentang Lembaga Pendidikan yang akan Anda buat. Dan untuk visi ini, yang saya tulis tentang Visi Lembaga Pendidikan saya adalah ”Pendidikan yang berkualitas dan terjangkau”. Kenapa saya menulis visi demikian, karena saya ingin memiliki sebuah Lembaga Pendidikan yang Berkualitas dari segala aspek, tidak hanya soal akademik tapi juga yang lainnya terutama aspek moral dan religius. Dan dengan visi ini juga saya ingin semua segmen masyarakat bisa menikmati kualitas pendidikan yang saya dirikan, sehingga dalam penentuan biaya akan ditentukan secara bersama antara orang tua wali dengan lembaga ketika tahap wawancara. Maka soal biaya pendidikan di Lembaga yang saya dirikan adalah relatif, bagi yang kaya akan menyumbang biaya yang besar dan bagi yang tidak mampu akan mendapat subsidi.

Visi ini akan besar pengaruhnya terhadap perjalanan kedepan Lembaga Pendidikan yang akan Anda dirikan. Semua kebijakan dan arahan yang Anda berikan akan berpusat pada visi yang telah Anda bangun sebelumnya. Maka, Anda secara perlahan akan belajar menjadi seorang pemimpin yang visioner.

Jangan lupa, tuliskan impian Anda dalam sebuah rencana aksi, dan tentukan time schedul pelaksanaannya. Kapan Anda harus memulai, kapan Lembaga itu harus sudah berdiri, dan lembaga apa saja yang akan Anda dirikan. Biasanya saya menyusun rencana jangka menengah lima tahunan. Dalam lima tahun kedepan apa yang akan saya lakukan untuk mewujudkan impian besar saya. Maka Anda pun harus menyusun rencana jangka menengah, setelah itu susun rencana aksi untuk setiap tahun bersama mastermind yang telah Anda pilih.

MEMILIH MASTERMIND

Sebenarnya saya sudah menuliskan hal ini panjang lebar dalam blog saya ( http://rumah-impianku.blogspot.com ) , Anda tinggal mempelajarinya. Tapi, disini saya perlu menjelaskan secara khusus kaitannya dengan Lembaga Pendidikan yang akan Anda dirikan.

Mastermind yang akan Anda bentuk harus dibuatkan sebuah WADAH. Biasanya wadahnya adalah sebuah yayasan. Yayasan menurut UU Yayasan, tersiri dari Dewan Pembina, Dewan Pengawas, dan Dewan Pengurus. Yang harus mendapat perhatian bagi Anda semua adalah siapa yang akan menduduki jabatan Dewan Pembina ( 3 orang), karena Dewan Pembina berkedudukan sebagai pemilik dan punya wewenang untuk menyusun Dewan Pengurus Yayasan sekaligus berwenang membubarkan Dewan Pengurus. Kemudian untuk legal formal, tentukan 2 orang sebagai Dewan Pengawas, dan 3 orang minimal sebagai Dewan Pengurus (Ketua, Sekretaris dan Bendahara). Untuk saat ini, perkiraan biaya pendirian sebuah yayasan habis sekitar 3,5 juta rupiah.

Wah, mahal sekali, tidak punya uang. Jangan khawatir, Anda bisa mengawali dengan mendirikan LSM dengan biaya yang murah. Kemudian lakukan aktivitas yang bermanfaat untuk masyarakat, insya Allah beberapa tahun beraktivitas akan terkumpul dana yang Anda butuhkan. Diawal, saya mengawali dengan aktivitas Lembaga Amil Zakat Ash-Shidiq (LAZASH), alhamdulillah romadhan tahun 1998 dapat ZISWAF sekitar 1,5 juta. Sejak awal zakat fitrah dibagi semua menjelang Idul Fitri, sisanya sebagian disalurkan bertahap dan sebagaian dikumpulkan untuk biaya pendirian lembaga pendidikan. Sekarang tahun 2007 (1428 H), laporan dari manajer Lazash perolehan ZISWAF bisa lebih dari 60 juta selama satu bulan ramadhan.

Untuk susunan Dewan Pengurus, Anda harus memilih orang-orang yang mau bekerja, jangan asal pasang nama. Mungkin Anda perlu bongkar pasang selama beberapa tahun untuk menemukan formasi Dewan Pengurus yang ideal. Sebagaimana yang saya lakukan, hingga saat ini saya masih terus melakukan pembenahan internal susunan Dewan Pengurus. Untuk saat ini, Dewan Pengurus di Yayasan Pengembangan Ummat SIDIK Pati terdiri atas : Ketua dan seorang wakil ketua, Sekretaris, Bendahara, Bidang Pendidikan (Ketua dan Anggota), Bidang Sarana Prasarana (Ketua dan Anggota), Bidang Humas, Bidang Fundrising dan Bidang Kesehatan.

Karena, yayasan yang akan Anda buat adalah yayasan pendidikan, maka jelas untuk Ketua Bidang Pendidikan harus Anda pilih dari orang yang memahami betul tentang Pendidikan. Dan untuk memudahkan kedepan dalam pembangunan gedung dan pengadaan sarana prasarana pendidikan lainnya, pilih seorang yang berlatar belakang Teknik Sipil sebagai Ketua Bidang Sarana Prasarana. Soal Bidang lainnya terserah saja.

Anda adalah pemilik impian dan gagasan besar. Soal detailnya anda harus libatkan seluruh Pengurus untuk membuat rencana jangka menengah dan rencana tahunan. Pelibatan pengurus dalam banyak hal akan meningkatkan rasa kepemilikan dan juga rasa tanggungjawab serta kesiapan untuk berkorban. Beri support dan dukungan serta penghargaan atas kerja seluruh pengurus. Sehingga seluruh pengurus yayasan akan merasa enjoy dan bersemangat dalam bekerja.

MENENTUKAN KEPALA SEKOLAH

Kenapa, pembahasan soal ini saya khususkan? Karena seorang Kepala Sekolah sangat besar pengaruhnya dalam mengendalikan sebuah Sekolah sesuai dengan visi yang kita tentukan. Kepala Sekolah sebagai seorang Manajer di Sekolah berfungsi sebagai Jembatan antara keinginan Yayasan dengan para guru (ustad dan ustadzah). Jika salah memilih, boleh jadi bukan berfungsi sebagai jembatan, justru akan menjadi penghalang.

Kepala Sekolah bersama dengan Bidang Pendidikan Yayasan merumuskan visi dan misi sekolah sesuai dengan visi yayasan. Dari visi dan misi yang telah disusun kemudian tentukan jaminan kualitas (Quality Assurance/QA) dari sekolah yang akan Anda tawarkan kepada calon orang tua wali (masyarakat). Ini lho, output dari Sekolah yang Anda tawarkan, dan dari QA ini Anda bisa menentukan berapa biaya yang akan dipungut dari setiap siswa.

Setelah itu Kepala Sekolah bersama Bidang Pendidikan menyusun rencana recruitmen guru, kapan magang untuk guru-gurunya, kapan mulai pendaftaran siswa baru dan berapa kapasitasnya, menyusun kebutuhan sarana prasarana (Meja ,Kursi dll) yang akan diajukan ke Yayasan melalui Bidang Sarana Prasarana Yayasan.

Soal kualifikasi dan spesifikasi guru yang akan direkrut, alangkah baiknya sejak awal disyaratkan minimal berkependidikan Sarjana (S-1), dan lebih baik lagi yang punya latar belakang kependidikan, tentunya setelah syarat berakhlak yang baik dan aspek utama lainnya terpenuhi. Soal gedung bisa pinjam atau sewa. Untuk jenjang Sekolah, awali dari yang paling rendah yaitu Play Grup/ TK.

KERJAKAN SEKARANG

Jangan menunda-nunda, karena menunda berarti menumpuk pekerjaan. Karena menunda berarti menunda proses pembelajaran. Karena menunda akan menaikkan ongkos pembiayaan. Jangan menunda sampai semua kondisi sempurna menurut keinginan Anda. Kondisi selalu berubah. Dan kalau Anda tidak melangkah sekarang, Anda akan tergilas oleh roda perubahan.

Jangan takut melangkah, Anda harus berani memulai sekarang. Belajarlah sambil berjalan. Karena pengalaman lapangan jauh lebih berharga dari tulisan. Salah langkah itu lebih baik daripada tidak melangkah sama sekali. Karena kalau Anda tidak pernah melangkah, selamanya Anda tidak akan tahu mana jalan yang benar dan terbaik untuk memulai usaha.

HAL LAIN

Untuk hal lain, terkait dengan ijin pendirian sekolah ke Diknas (berkas yang dibutuhkan), atau Anda perlu informasi lainnya, Anda bisa menghubungi saya lewat japri WA No.+6285713020777 ( rumah.impianku@gmail.com , setyadi0571@yahoo.com )

CONTOH PENDIRIAN SEKOLAH

http://rumah-impianku.blogspot.com/2012/08/pendirian-sd-islam-terpadu-nurul-fikri.html

Dari sebuah Komunitas “Luar Biasa” Aku Belajar Membangun Bisnis

Keikutsertaanku dalam kegiatan tarbiyah dalam sebuah halaqoh yaitu semacam kelompok kecil pengajian, diawali saat aku masuk pertama kali kuliah pada pertengahan tahun 1990 di kampus STAN (Sekolah Tinggi Akuntansi Negara) di Jurangmangu-Pondok Aren-Tangerang. Mas Mufid yang sekarang dinas di Bea Cukai, beliau sebagai Pembina pertamaku yang dalam komunitas Tarbiyah sering disebut sebagai murobbi, memberikan satu contoh keteladanan yang luar biasa. Datang ke tempat kostku di gang Sarmili sepekan sekali (gang yang berlumpur kalau turun hujan), selalu menyapa dengan senyum, tidak pernah marah, penuh semangat, tekun dalam membina kami semua. Dan satu hal yang tersimpan dalam hatiku, semua itu beliau lakukan bukan karena uang, tapi semua karena cinta kasihnya sebagai sesama muslim yang dipersaudarakan pada jalan Allah. Karakter beliau, sungguh menjadikan kami semua dalam satu kelompok menjadi kelompok yang sangat kompak, dinamis, dan mewarnai kehidupan kampus STAN.


Pergantian dari murobbi satu ke murobbi yang lainnya, menjadi satu dinamika yang mengajari aku, bahwa kepemimpinan yang baik adalah kepemimpinan yang bisa melahirkan pemimpin-pemimpin baru. Dari sinilah aku mengenal apa yang disebut sebagai pewarisan nilai-nilai. Sehingga dalam benakku tersimpan kuat satu keyakinan bahwa kesuksesan tidak hanya diukur oleh kesuksesan finansial belaka, tapi lebih dari itu. Kesukesan sejati adalah manakala kita bisa mengembangkan nilai-nilai yang bermanfaat untuk kehidupan sosial kemasyarakatan dan mewariskannya pada generasi berikutnya.


Untuk apa kita hidup dengan kesuksesan finansial kalau justru itu disisi lain atau di masyarakat dimana kesuksesan itu didapat timbul kerusakan lingkungan dan kecemburuan sosial. Aku bisa melihat dan semua orang bisa melihat bahkan merasakan, saat bencana besar banjir bandang akibat rakusnya pelaku bisnis dalam menghancurkan hutan.


Orang kebanyakan mungkin selalu berpikir bahwa dalam bisnis hanya ada satu cara pengukuran kesuksesan, yaitu pengukuran finansial. Bagaimana jika kita mengukur sukses dengan perasaan senang di tempat kerja? Atau dengan mencapai standar lingkungan atau standar sosial yang lebih baik yang dirasakan oleh kebanyakan manusia? Cara-cara pengukuran ini ada diluar perusahan yaitu disana, di tengah masyarakat yang mengawasi gerak-gerik dan perilaku bisnis kita. Masih teringat saat murobbiku menyampaikan bahwa kebahagiaan itu letaknya dihati ini, kekayaan hakiki ada didalam hati ini, dan inilah inti sebuah kesuksesan . Untuk apa kaya harta tapi mati hati. Lebih baik kaya harta dan kaya hati, bisa menolong siapa yang papa dengan ketulusan dihati.


Mungkin, sudut pandang yang aku miliki karena dalam komunitas tarbiyah aku diberi amanah untuk memegang sebuah yayasan sosial pendidikan. Dalam yayasan, aku dituntut kerja tanpa pamrih, semua demi sebuah keyakinan atas sebuah nilai yang selama ini dibangun dalam komunitas tarbiyah. Jelas lebih sulit memimpin sebuah lembaga sosial dibanding dengan lembaga profit, karena seorang pemimpin di lembaga sosial dituntut untuk selalu memberikan motivasi kepada semua pengurus dan siapa saja yang terlibat didalamnya agar mau dengan sukarela bekerja tanpa imbalan materi. Maka, kesuksesan kerja di lembaga sosial bisa diukur dengan keberhasilannya dalam menanamkan nilai-nilai dan memberikan rasa bahagia bagi semua pengurus dalam mengelola lembaga sosial.


Dari sinilah, aku sekarang mensinergikan semua yang aku lakukan dalam kegiatan sosial dengan langkah-langkah bisnis yang aku kembangkan. Boleh jadi, anak-anak yang dididik dalam lembaga sosial pendidikan yang aku dirikan bersama pengurus lainnya, suatu saat akan meneruskan bisnis yang aku rintis sekarang ini dengan cara yang lebih baik lagi. Dan aku, dengan penuh keyakinan akan mengalokasikan sebagian keuntungan bisnis ini dalam kegiatan-kegiatan sosial kemasyarakat dan pendidikan yang telah aku dirikan dan telah menjadi jiwa yang bersemayam dalam diriku. Aku yakin, kegiatan sosial tidak akan menghancurkan bisnisku, justru sebaliknya. Ingat kedermawanan akan bisa mencegah banyak keburukan, dan akan mendatangkan banyak kebaikan.


Perjalanan tarbiyah yang panjang dan sistematis, telah mengajariku bahwa edukasi adalah satu keniscayaan yang harus ada dalam sebuah lembaga apapun juga. Sehingga, semua lini akan mengalami peningkatan kualitas terus menerus dalam sebuah proses the continuous improvement proces atau dikenal dengan istilah ihsan dalam komunitas tarbiyah. Boleh jadi yang tadinya ia adalah seorang yang biasa-biasa saja, tapi dengan system pelatihan yang terstruktur dan terarah ia bisa menjadi sosok yang luar biasa.


Aku dulu hanyalah seorang yang biasa-biasa saja. Yang tidak berani bicara didepan orang banyak. Dan aku merasa hanya sebagai orang yang terpinggirkan, pendiam dan pemalu. Tapi berkat tarbiyah (pendidikan) yang berkesinambungan, yang menyeluruh, penuh kesabaran, sekarang aku menjadi seorang pemimpin dibanyak lembaga yang aku dirikan.


Maka, bisnis yang aku dirikan jelas didalamnya akan sarat dengan proses pendidikan dan pelatihan, agar semua orang yang terlibat didalamnya bisa terus berkembang seiring dengan perkembangan perusahaan. Pegawai adalah aset perusahaan yang paling mahal, maka memberikan kesejahteraan yang lebih tinggi dari yang diharapkan oleh pegawai adalah menjadi satu impianku saat membangun sebuah bisnis. Kesejahteraan tidak harus dalam bentuk uang, boleh jadi rasa aman dan menyenangkan dilingkungan perusahaan, pendidikan dan pelatihan serta penghargaan dalam bentuk sikap yang kita tunjukkan adalah bagian dari sebuah kesejahteraan.


Aku ingin membangun bisnis yang punya ”Komitmen Sosial”, karena dari sinilah banyak orang yang bisa mendapatkan manfaat dari aktifitas bisnisku. Hidup harus bisa memberikan kehidupan bagi sesama dan juga makhluk lainnya. Sehingga komitmen ini akan membentuk menjadi sebuah nilai yang nantinya menyebar melampaui diriku. Bahkan nantinya akan berkembang walau aku sudah berbaring dialam kubur.


Jelas akhir dari semua impianku ini adalah suatu saat nanti semua orang akan menyaksikan dan merasakan bahwa Islam memang benar-benar rahmat bagi semua yang ada di alam ini. Dan aku yakin sebuah peran besar telah menantiku untuk aku jalankan dengan penuh semangat, amanah, dan tanpa mengenal menyerah. Apa perannya? Dia-lah Allah yang telah menyiapkan semuanya, dan aku mengikut semua isyarat yang Allah berikan sebagai jawaban dari setiap doa yang aku lantunkan dipenghujung malam, dan mengikuti isyarat dari setiap kejadian yang Allah nampakkan dalam perjalan hidupku ini. Baik kejadian itu menyenangkan maupun tidak, karena bagai seorang yang beriman semua kejadian adalah baik. Maka, positif dalam Islam tidak hanya sebatas thinking, tapi lebih dari itu. Termasuk tercermin dalam sikap dan juga perbuatan sebagai respon dari setiap kejadian.


Kini bisnisku telah berkembang jauh dari apa yang pernah aku impikan.....Aku punya property, dan aku pun insya Allah akan membangun sebuah Pabrik yang cukup besar tahun depan dengan omset milyaran rupiah.... Semua ini adalah amanah dan anugerah yang tidak bisa dihitung yang patut disyukuri. Dan sebagai penutup, dengan ketulusan hati kuucapkan ”Terima kasih wahai para murobbi (pembina) yang kini bersatu dalam wadah Partai Keadilan Sejahtera, semoga Allah memberikan balasan yang terbaik...”.

Action Principle # 2 Devide and Conquer - Bagi dan Taklukkan

Divide and Conquer

A common denominator among the successful is that they are focused on the immediate accomplishment of specific objectives. Separate the important f rom the urgent and allow time for both. Break down any large task into a series of small tasks and start taking action. In the beginning, don’t be too concerned with how you will achieve your goals. With commitment, re s e a rch and patience, the means will come. Answers materialize when the facts have been collected. Your goals will evolve into a set of action-oriented objectives, which will become a series of to-dos.

Now prioritize. If you don’t prioritize your day’s activities, everything is of equal importance. Whether one thing gets done or not doesn’t matter. You want your activities to be important, to have had a clearly defined purpose. Write your to-do list every day. Prioritize it. Make at least one of your daily objectives a challenge. At the end of each day, you’ll be able to relax and bask in that wonderful feeling of accomplishment.

Bagi dan Taklukkan

Sebuah persamaan umum diantara orang-orang yang berhasil adalah bahwa mereka terfokus pada pencapaian sasaran-sasaran yang perlu ditangani segera. Pisahkan antara yang penting dan mendesak dan sisihkan waktu anda untuk keduanya. Rincilah tugas-tugas besar menjadi serangkaian tugas-tugas kecil dan mulailah bertindak. Disaat saat awal, jangan terlalu memikirkan bagaimana anda bisa mencapai tujuan-tujuan anda. Dengan komitmen, latihan dan kesabaran, cara-cara tersebut akan datang dengan sendirinya. Jawaban akan tampak saat fakta-fakta telah dikumpulkan. Tujuan anda akan berubah menjadi serangkaian sasaran-sasaran yang berorientasi tindakan, yang akan menjadi daftar hal-hal yang perlu dikerjakan.

Sekarang buatlah prioritas. Jika anda tidak membuat prioritas kegiatan harian anda, maka seluruh kegiatan anda akan mempunyai derajat kepentingan yang sama. Apakah sesuatu telah dikerjakan atau belum jadi bukan masalah lagi bagi anda. Anda ingin kegiatan-kegiatan anda menjadi penting dan mempunyai tujuan yang terdefinisikan dengan jelas. Tulislah daftar kegiatan-kegiatan yang harus anda kerjakan setiap hari (to-do list). Prioritaskan hal tersebut. Kerjakan minimal satu dari tujuan-tujuan harian anda.. Disetiap akhir hari, anda akan bisa rileks dan bersenang-senang atas prestasi anda.

KATA-KATA BIJAK

Rahasia keunggulan adalah memulai. Rahasia memulai adalah memecah tugasmu yang rumit dan membingungkan menjadi tugas-tugas kecil yang sederhana, dan kemudian memulai dari yang pertama.

Mark Twain – Penulis Amerika ternama dan humoris.

Strategi Penerapan 5S - 5R

Aplikasi 5S/5R
(Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)
Di Lingkup Yayasan Pengembangan Ummat SIDIK Pati

To improve the quality, there are many way and tools to be used. This way is not only use for Manufacturing Company's quality but also for work environment's quality. Quality on work place can reduce chaos potential likes: difficult to find important document, injury staff, etc. This chaos could be if don't neatly or not organized the stuff at work place. One of the method to prevent all things is “5S”. The “5S” was developed by Japan.

Dalam meningkatkan mutu, selalu ada banyak cara dan alat yang dapat digunakan. Cara ini tidak hanya digunakan untuk mutu perusahaan manufaktur saja, namun juga mutu untuk lingkungan tempat kerja. Mutu di tempat kerja dapat mengurangi potensi terjadinya “bencana” seperti adanya kesulitan dalam mencari dokumen penting, staff yang cedera karena tersandung, dan sebagainya. “Bencana” tersebut bisa jadi diakibatkan oleh ketidak rapian dan ketidak terorganisiran barang-barang di tempat kerja. Salah satu metode untuk mencegah hal-hal tersebut adalah 5S. 5S dikembangkan oleh Jepang.

“5S” is the techniques to take care environment's quality on company or institution with the way organization develop. This techniques including 5 step that doing step by step and can do in anywhere on 6 month until 2 years or until the implement being done all. Eventhough successful implement, the company still has focused to doing continuous improvement because with this way the quality can be reached.

5S adalah teknik untuk menjaga mutu lingkungan dalam sebuah perusahaan/institusi dengan cara mengembangkan keterorganisirannya. Teknik yang dimaksud ini melibatkan 5 langkah yang dikerjakan secara berurutan dan dapat dilakukan dimanapun selama 6 bulan sampai dengan 2 tahun atau sampai dengan penerapan secara menyeluruh. Walaupun penerapan telah sukses, perusahaan masih harus berfokus untuk melakukan peningkatan terus-menerus karena dengan jalan inilah mutu bisa dicapai.

”5S” terdiri dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Di Indonesia diterjemahkan kedalam ”5R” : Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin. Pada dasarnya tidak ada perbedaan antara ”5S” dan ”5R”.

Seiri is the first "S" refers to "Organization". Organized means protect stuffs that needed and separate stuffs which not needed for job. Many years ago supply for company difficult to be get. Habit of throw stuffs that needed or not isn't recommended. But these day supplies need are very gorgeous. Stuff, service and information is easy to get. Now separate stuffs that not really needed is important because of Economic growth fastly. Knowing the stuffs that not needed, which want to save, and how to save for not easy access it's realized that very important for company.

(Seiri adalah kata pertama “S” yang berarti “Pengorganisasian”. “ORGANISASI”. Terorganisir berarti menjaga barang yang diperlukan serta memisahkan barang yang tidak diperlukan dalam pekerjaan. Dahulu supply untuk perusahaan sulit didapat. Kebiasaan melempar barang-barang, baik yang berguna maupun tidak sangatlah tidak dianjurkan. Namun saat ini supply barang kebutuhan perusahaan sangat melimpah. Barang, jasa dan informasi mudah didapat. Saat ini memisahkan barang yang betul-betul diperlukan sangatlah penting karena perkembangan ekonomi yang cukup cepat. Mengetahui benda mana yang tidak digunakan, mana yang akan disimpan, serta bagaimana cara menyimpan supaya dapat mudah diakses terbukti sangat berguna bagi sebuah perusahaan.

The second "S" is Seiton , it means "Neatness". Neatness is how fast we put stuff and take it easily when needed. Company shouldn't easily decide where the stuffs must be put to save the time when we take it back. Received stuff's data must be collect and analyze. Analyzing need staff to be participate that use stuff many time or seldom use so the plan which want to implement can be universally.

Kata kedua “S” adalah Seiton, yang berarti “Kerapian”. Kerapian adalah hal mengenai sebagaimana cepat kita meletakkan barang dan mendapatkannya kembali pada saat diperlukan dengan mudah. Perusahaan tidak boleh asal-asalan dalam memutuskan dimana benda-benda harus diletakkan untuk mempercepat waktu untuk memperoleh barang tersebut. Data waktu pemerolehan barang perlu dikumpulkan dan dianalisa. Penganalisaan juga perlu melibatkan staff, baik yang sering menggunakan barang tersebut maupun staff yang jarang menggunakannya sehingga rencana yang akan diterapkan dapat bersifat universal.

Third "S" is Seiso that means "Clean". Clean must be done and acquanted to everyone from CEO until Office Boy level. Did you know, that this things can make real estate in Japan don't need to use Cleaning Road Service. Japanesse people know that each family have responsibility to cleaned the house or it surrounding. Using graphic in implement Seiso can very helpful. This graphic must have individual responsibility participate and each grey area must be disappear. In order to prevent different opinion that appear among staff. The different opinion are usually about who is responsible for keep it clean.

“S” ketiga adalah Seiso yang berarti Resik. Kebersihan harus dilaksanakan dan dibiasakan oleh setiap orang dari CEO hingga pada tingkat office boy. Tahukah anda, bahwa hal inilah yang menyebabkan area perumahan di Jepang tidak perlu menggunakan jasa pembersih jalan? Orang jepang mengetahui bahwa setiap keluarga bertanggung jawab untuk kebersihan baik di rumah maupun disekitarnya. Penggunaan grafik dalam menerapkan Seiso akan sangat membantu. Grafik ini harus melibatkan tanggung jawab individu setiap orang dan setiap grey area harus dihilangkan. Hal ini bertujuan untuk menghindarkan perbedaan pendapat yang muncul diantara staff. Biasanya pendapat yang berbeda ini adalah mengenai siapa yang memiliki tanggungjawab untuk menjaga kebersihan.

Seiketsu are forth "S" that means "Standardization". Daily activity involved the first of three "S" that must be standardize. In this step management must be real. Management used to keep neatly work environment where staff will have faster access and secure to received stuff that needed for complete they job. Color code always used in this step to remind the location of stuff. Chaos will appear and uncomfortable work status will happen if setting don't continuously concern. It can make dislike work situation.

Seiketsu adalah S keempat yang berarti STANDARISASI. Kegiatan sehari-hari yang berkaitan dengan tiga S yang pertama harus distandarisasi. Pada step ini manajemen harus mulai nyata. Manajemen digunakan untuk menjaga kerapian lingkungan kerja dimana staff akan memiliki akses yang lebih cepat dan aman untuk memperoleh barang yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasnya. Kode warna sering digunakan dalam langkah ini untuk mengingatkan letak benda. Kekacauan akan muncul dan suasana kerja yang tidak nyaman akan terjadi jika pengaturan tidak ditekankan secara terus menerus. Hal ini dapat mengakibatkan munculnya suasana kerja yang tidak diinginkan.

The last "S" is Shitsuke , that means "Discipline". Discipline means doing something with the right way. Bad habitual can be reduced by teaching staff about things that must be done and make they usual for good habitual.

S yang terakhir adalah Shitsuke, yang diartikan sebagai DISIPLIN. Disiplin maksudnya adalah menerapkan kemampuan melakukan sesuatu sesuai dengan cara yang seharusnya. Kebiasaan yang buruk dapat dihilangkan dengan cara mengajari staff mengenai hal yang harus dilakukan dan membiasakan mereka untuk berlatih kebiasaan yang baik.


“5S” is not difficult, there are several step doing this:
For Seiri:
1. Checking stuff on each area
2. Define stuff category that used and no used
3. Give the red label for no used stuff
4. prepare place for saving / throwing / destroying no used stuff
5. Move the red label stuffs into ordered place


For Seiton:
1. Designed the placement method for needed stuff, so can easily get when needed
2. Placed the needed stuffs in to the ordered place that have been designed and prepared
3. Give label/identification to easily used or returned into first place

For Seiso:
1. Searching for the root source and discover the handling
2. decided the prevent act / reduced dirty happenned

For Seiketsu:
1. Decided the clean standard, placement, arrangement
2. Communicated to each staff who's working at work place

For Shitsuke:
• Make usual the work place condition to conformity as the standard
• Controlling everytime
• Correct it if there is anything wrong
• Do Improvement, example: Make competition each department to improve effectiveness

Eventhough looks easy, there are several factors can make different opinion because unsuccessful “5S” implement, for example:
- different on put needed or no needed stuff
- don't have place to keep no needed stuff
- decision for "no needed" category stuff
- unclearly coordination

Sebetulnya 5S tidak sulit untuk dilaksanakan, Berikut ini adalah beberapa langkah-langkah untuk melakukan 5S:
Untuk melakukan SEIRI :
1. Cek-barang yang berada di area masing-masing.
2. Tetapkan kategori barang-barang yang digunakan dan yang tidak digunakan.
3. Beri label warna merah untuk barang yang tidak digunakan
4. siapkan tempat untuk menyimpan / membuang /memusnahkan barang-barang yang tidak digunakan.
5. Pindahkan barangbarang yang berlabel
merah ke tempat yang telah ditentukan.

Untuk melakukan SEITON :
1. Rancang metode penempatanbarang yangdiperlukan, sehinggamudah didapatkan saat dibutuhkan
2. Tempatkan barangbarang yang diperlukan ke tempat yang telah dirancang dan disediakan
3. Beri label / identifikasi untuk mempermudah penggunaan maupun pengembalian ke tempat semula
Untuk melakukan SEISO :
1. Cari sumber kotoran dan temukan cara pengotorannya
2. Tetapkan tindakan pencegahan / mengurangi terjadinya pengotoran
Untuk melakukan SEIKETSU :
1. Tetapkan standar kebersihan, penempatan,
penataan
2. Komunikasikan ke setiap karyawan yang sedang bekerja di tempat kerja
Untuk melakukan SHITSUKE :
1. Biasakan kondisi tempat kerja selalu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
2. Lakukan pengontrolan setiap saat
3. Koreksi bila ditemukan penyimpangan
4. Lakukan peningkatan, misalnya dengan melakukan perlombaan antar bagian untuk peningkatan efektifitas

Walaupun terlihat mudah, beberapa faktorfaktor berikut ini dapat menyebabkan terjadinya perbedaan pendapat yang berakibat pada tidak berhasilnya penerapan 5S, contohnya adalah :
- Perbedaan dalam meletakkan barang yang perlu atau tidak perlu
- Tidak memiliki tempat untuk menyimpan barang yang tidak diperlukan
- Keputusan untuk barang kategori "tidak perlu"
- Koordinasi yang kurang jelas

Unsuccessful “5S” implement can be happened because of lack of commitment, from manager until operation level. “5S” implement without commitment will not effective. Only can hold on several days, and will return to beginning condition.

Ketidak berhasilan penerapan 5S juga dapat terjadi karena kurangnya komitmen, baik dari manajemen ataupun tingkat pelaksana. Pelaksanaan 5S tanpa disertai komitmen dapat menyebabkan 5S tidak efektif, bisa saja 5S tersebut hanya dapat berlangsung hanya beberapa hari, kemudian lingkungan kerja kembali kepada kondisi yang sebelumnya.

One example for 5S implement that success is in United Electric of Watertown, MA (UE). UE has been implement this process and the result can be seen now. For Seiri, staff in UE ask to give color sign based on process in factory in that time. For Seiton, company sign the floor with line and build wall to pointed the stuff location, for example: broom or security tool. Clean or Seiso was gave it to the staff in each department. For Seiketsu and Shitsuke implement, UE build a patrol 5-8 patrol to see and answer question that probably appear. From 5S UE success to reduced neatless, configurate a place to locate the stuff, increase clean in work environment, and increase overall security.

Salah satu contoh pelaksanaan 5S yang cukup sukses adalah di United Electric of Watertown, MA (UE). UE sudah menerapkan proses ini dan secara nyata terlihat hasilnya. Untuk Seiri, staff di UE diminta untuk memberi tanda warna berdasarkan proses yang sedang dilakukan di pabriknya pada saat itu. Untuk Seiton, perusahaan menandai lantai dengan garis dan membentuk tembok untuk menunjukkan letak suatu barang, misalnya sapu atau perangkat keamanan. Kebersihan atau seiso diserahkan kepada staff sesuai dengan bagiannya masing-masing. Untuk pelaksanaan Seiketsu dan Shitsuke, UE membentuk sebuah patroli 5-S patrol yang dilakukan untuk melihat dan menjawab pertanyaan yang mungkin akan muncul. Dari 5S ini UE berhasil menghilangkan ketidakrapian, menyusun sebuah tempat untuk peletakan barang, meningkatkan kebersihan di lingkungan kerja, dan meningkatkan keamanan secara menyeluruh.

5S is the tool that can increase product quality and work place. Nevertheless, this process not easy to be implement. This process need truly tried and commitment from all staff and also manager. If they not obey the rule, the result not satisfied and we will return to our old habitual.

Jelaslah bahwa 5S adalah perangkat yang dapat meningkatkan mutu produk dan tempat kerja. Namun demikian, proses ini tidak mudah untuk diterapkan. Proses ini membutuhkan usaha yang sungguh- sungguh dan komitmen dari seluruh staff dan juga manajemen. Jika mereka tidak mematuhi aturan, hasilnya akan tidak memuaskan dan kita akan kembali kepada kebiasaan kita yang lama.

TAHAP-TAHAP IMPLEMENTASI 5R/RS

Dalam 5S/5R ada 3 tahapan:
(1) 5R yang aktif (persiapan)
(2) Pembudayaan 5R (5R yg efektif)
(3) 5R pencegahan (penerapan 5R tingkat lanjut)
Urutan dari 5R sendiri adalah: (1) Ringkas (2) Rapi (3) Resik (4) Rawat (5) Rajin.

Dalam tahap I:
(1) Ringkas:
- membuang barang yang tidak diperlukan. Disini brg dikelp mjd 4 (barang rusak/ dibuang, stok mati/dibuang,stok tidur/dipindahkan ke tempat penyimpanan lain & bahan sisa)
(2) Rapi:
- membenahi tempat penyimpanan
- mengatur tata letak peralatan kerja
(3) Resik:
- Mengatur prosedur kebersihan harian, termasuk penanggung jawabnya.
(4) Rawat:
- Mempertahankan dan menindaklanjuti dr ketiga langkah diatas.
- pemeriksaan ke lapangan
(5) Rajin:
- Pengendalian visual tempat kerja
- menerima kritik & saran atas pelaksanaan 3 hal diatas
- pemasangan slogan2
- menuju terciptanya suatu KEBIASAAN yang rajin, yg pada akhirnya akan mjd BUDAYA

Dalam tahap II:
(1) Ringkas:
- mengendalikan tingkat persediaan barang
(2) Rapi:
- memudahkan penggunaan dan pengembalian barang
(3) Resik:
- Membudayakan kebersihan & pemeriksaan minimal 5 menit setiap hari
(4) Rawat:
- Mempertahankan tempat kerja yg resik
(5) Rajin:
- Mempertahankan rawat di perusahaan

Dalam tahap III:
(1) Ringkas pencegahan:
- menghindari adanya barang yg tidak diperlukan
(2) Rapi pencegahan:
- menghindari ketidakrapian
(3) Resik pencegahan:
- membersihkan tanpa mengotori lagi
(4) Rawat pencegahan:
- mencegah penurunan kondisi lingkungan
(5) Rajin pencegahan:
- mensistematika pelatihan

Jadi, saya simpulkan disini bahwa tujuan dari masing2 langkah adalah:
(1) Ringkas: biaya/cost
(2) Rapi: proses & delivery
(3) Resik: quality & safety
(4) Rawat: sistem & standar
(5) Rajin: budaya & sikap.