Aplikasi 5S/5R
(Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)
Di Lingkup Yayasan Pengembangan Ummat SIDIK Pati
(Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)
Di Lingkup Yayasan Pengembangan Ummat SIDIK Pati
To improve the quality, there are many way and tools to be used. This way is not only use for Manufacturing Company's quality but also for work environment's quality. Quality on work place can reduce chaos potential likes: difficult to find important document, injury staff, etc. This chaos could be if don't neatly or not organized the stuff at work place. One of the method to prevent all things is “5S”. The “5S” was developed by Japan.
Dalam meningkatkan mutu, selalu ada banyak cara dan alat yang dapat digunakan. Cara ini tidak hanya digunakan untuk mutu perusahaan manufaktur saja, namun juga mutu untuk lingkungan tempat kerja. Mutu di tempat kerja dapat mengurangi potensi terjadinya “bencana” seperti adanya kesulitan dalam mencari dokumen penting, staff yang cedera karena tersandung, dan sebagainya. “Bencana” tersebut bisa jadi diakibatkan oleh ketidak rapian dan ketidak terorganisiran barang-barang di tempat kerja. Salah satu metode untuk mencegah hal-hal tersebut adalah 5S. 5S dikembangkan oleh Jepang.
“5S” is the techniques to take care environment's quality on company or institution with the way organization develop. This techniques including 5 step that doing step by step and can do in anywhere on 6 month until 2 years or until the implement being done all. Eventhough successful implement, the company still has focused to doing continuous improvement because with this way the quality can be reached.
5S adalah teknik untuk menjaga mutu lingkungan dalam sebuah perusahaan/institusi dengan cara mengembangkan keterorganisirannya. Teknik yang dimaksud ini melibatkan 5 langkah yang dikerjakan secara berurutan dan dapat dilakukan dimanapun selama 6 bulan sampai dengan 2 tahun atau sampai dengan penerapan secara menyeluruh. Walaupun penerapan telah sukses, perusahaan masih harus berfokus untuk melakukan peningkatan terus-menerus karena dengan jalan inilah mutu bisa dicapai.
”5S” terdiri dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Di Indonesia diterjemahkan kedalam ”5R” : Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin. Pada dasarnya tidak ada perbedaan antara ”5S” dan ”5R”.
Seiri is the first "S" refers to "Organization". Organized means protect stuffs that needed and separate stuffs which not needed for job. Many years ago supply for company difficult to be get. Habit of throw stuffs that needed or not isn't recommended. But these day supplies need are very gorgeous. Stuff, service and information is easy to get. Now separate stuffs that not really needed is important because of Economic growth fastly. Knowing the stuffs that not needed, which want to save, and how to save for not easy access it's realized that very important for company.
(Seiri adalah kata pertama “S” yang berarti “Pengorganisasian”. “ORGANISASI”. Terorganisir berarti menjaga barang yang diperlukan serta memisahkan barang yang tidak diperlukan dalam pekerjaan. Dahulu supply untuk perusahaan sulit didapat. Kebiasaan melempar barang-barang, baik yang berguna maupun tidak sangatlah tidak dianjurkan. Namun saat ini supply barang kebutuhan perusahaan sangat melimpah. Barang, jasa dan informasi mudah didapat. Saat ini memisahkan barang yang betul-betul diperlukan sangatlah penting karena perkembangan ekonomi yang cukup cepat. Mengetahui benda mana yang tidak digunakan, mana yang akan disimpan, serta bagaimana cara menyimpan supaya dapat mudah diakses terbukti sangat berguna bagi sebuah perusahaan.
The second "S" is Seiton , it means "Neatness". Neatness is how fast we put stuff and take it easily when needed. Company shouldn't easily decide where the stuffs must be put to save the time when we take it back. Received stuff's data must be collect and analyze. Analyzing need staff to be participate that use stuff many time or seldom use so the plan which want to implement can be universally.
Kata kedua “S” adalah Seiton, yang berarti “Kerapian”. Kerapian adalah hal mengenai sebagaimana cepat kita meletakkan barang dan mendapatkannya kembali pada saat diperlukan dengan mudah. Perusahaan tidak boleh asal-asalan dalam memutuskan dimana benda-benda harus diletakkan untuk mempercepat waktu untuk memperoleh barang tersebut. Data waktu pemerolehan barang perlu dikumpulkan dan dianalisa. Penganalisaan juga perlu melibatkan staff, baik yang sering menggunakan barang tersebut maupun staff yang jarang menggunakannya sehingga rencana yang akan diterapkan dapat bersifat universal.
Third "S" is Seiso that means "Clean". Clean must be done and acquanted to everyone from CEO until Office Boy level. Did you know, that this things can make real estate in Japan don't need to use Cleaning Road Service. Japanesse people know that each family have responsibility to cleaned the house or it surrounding. Using graphic in implement Seiso can very helpful. This graphic must have individual responsibility participate and each grey area must be disappear. In order to prevent different opinion that appear among staff. The different opinion are usually about who is responsible for keep it clean.
“S” ketiga adalah Seiso yang berarti Resik. Kebersihan harus dilaksanakan dan dibiasakan oleh setiap orang dari CEO hingga pada tingkat office boy. Tahukah anda, bahwa hal inilah yang menyebabkan area perumahan di Jepang tidak perlu menggunakan jasa pembersih jalan? Orang jepang mengetahui bahwa setiap keluarga bertanggung jawab untuk kebersihan baik di rumah maupun disekitarnya. Penggunaan grafik dalam menerapkan Seiso akan sangat membantu. Grafik ini harus melibatkan tanggung jawab individu setiap orang dan setiap grey area harus dihilangkan. Hal ini bertujuan untuk menghindarkan perbedaan pendapat yang muncul diantara staff. Biasanya pendapat yang berbeda ini adalah mengenai siapa yang memiliki tanggungjawab untuk menjaga kebersihan.
Seiketsu are forth "S" that means "Standardization". Daily activity involved the first of three "S" that must be standardize. In this step management must be real. Management used to keep neatly work environment where staff will have faster access and secure to received stuff that needed for complete they job. Color code always used in this step to remind the location of stuff. Chaos will appear and uncomfortable work status will happen if setting don't continuously concern. It can make dislike work situation.
Seiketsu adalah S keempat yang berarti STANDARISASI. Kegiatan sehari-hari yang berkaitan dengan tiga S yang pertama harus distandarisasi. Pada step ini manajemen harus mulai nyata. Manajemen digunakan untuk menjaga kerapian lingkungan kerja dimana staff akan memiliki akses yang lebih cepat dan aman untuk memperoleh barang yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasnya. Kode warna sering digunakan dalam langkah ini untuk mengingatkan letak benda. Kekacauan akan muncul dan suasana kerja yang tidak nyaman akan terjadi jika pengaturan tidak ditekankan secara terus menerus. Hal ini dapat mengakibatkan munculnya suasana kerja yang tidak diinginkan.
The last "S" is Shitsuke , that means "Discipline". Discipline means doing something with the right way. Bad habitual can be reduced by teaching staff about things that must be done and make they usual for good habitual.
S yang terakhir adalah Shitsuke, yang diartikan sebagai DISIPLIN. Disiplin maksudnya adalah menerapkan kemampuan melakukan sesuatu sesuai dengan cara yang seharusnya. Kebiasaan yang buruk dapat dihilangkan dengan cara mengajari staff mengenai hal yang harus dilakukan dan membiasakan mereka untuk berlatih kebiasaan yang baik.
“5S” is not difficult, there are several step doing this:
For Seiri:
1. Checking stuff on each area
2. Define stuff category that used and no used
3. Give the red label for no used stuff
4. prepare place for saving / throwing / destroying no used stuff
5. Move the red label stuffs into ordered place
For Seiton:
1. Designed the placement method for needed stuff, so can easily get when needed
2. Placed the needed stuffs in to the ordered place that have been designed and prepared
3. Give label/identification to easily used or returned into first place
“5S” is not difficult, there are several step doing this:
For Seiri:
1. Checking stuff on each area
2. Define stuff category that used and no used
3. Give the red label for no used stuff
4. prepare place for saving / throwing / destroying no used stuff
5. Move the red label stuffs into ordered place
For Seiton:
1. Designed the placement method for needed stuff, so can easily get when needed
2. Placed the needed stuffs in to the ordered place that have been designed and prepared
3. Give label/identification to easily used or returned into first place
For Seiso:
1. Searching for the root source and discover the handling
2. decided the prevent act / reduced dirty happenned
1. Searching for the root source and discover the handling
2. decided the prevent act / reduced dirty happenned
For Seiketsu:
1. Decided the clean standard, placement, arrangement
2. Communicated to each staff who's working at work place
1. Decided the clean standard, placement, arrangement
2. Communicated to each staff who's working at work place
For Shitsuke:
• Make usual the work place condition to conformity as the standard
• Controlling everytime
• Correct it if there is anything wrong
• Do Improvement, example: Make competition each department to improve effectiveness
Eventhough looks easy, there are several factors can make different opinion because unsuccessful “5S” implement, for example:
- different on put needed or no needed stuff
- don't have place to keep no needed stuff
- decision for "no needed" category stuff
- unclearly coordination
Sebetulnya 5S tidak sulit untuk dilaksanakan, Berikut ini adalah beberapa langkah-langkah untuk melakukan 5S:
Untuk melakukan SEIRI :
1. Cek-barang yang berada di area masing-masing.
2. Tetapkan kategori barang-barang yang digunakan dan yang tidak digunakan.
3. Beri label warna merah untuk barang yang tidak digunakan
4. siapkan tempat untuk menyimpan / membuang /memusnahkan barang-barang yang tidak digunakan.
5. Pindahkan barangbarang yang berlabel
merah ke tempat yang telah ditentukan.
Untuk melakukan SEITON :
1. Rancang metode penempatanbarang yangdiperlukan, sehinggamudah didapatkan saat dibutuhkan
2. Tempatkan barangbarang yang diperlukan ke tempat yang telah dirancang dan disediakan
3. Beri label / identifikasi untuk mempermudah penggunaan maupun pengembalian ke tempat semula
Untuk melakukan SEISO :
1. Cari sumber kotoran dan temukan cara pengotorannya
2. Tetapkan tindakan pencegahan / mengurangi terjadinya pengotoran
Untuk melakukan SEIKETSU :
1. Tetapkan standar kebersihan, penempatan,
penataan
2. Komunikasikan ke setiap karyawan yang sedang bekerja di tempat kerja
Untuk melakukan SHITSUKE :
1. Biasakan kondisi tempat kerja selalu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
2. Lakukan pengontrolan setiap saat
3. Koreksi bila ditemukan penyimpangan
4. Lakukan peningkatan, misalnya dengan melakukan perlombaan antar bagian untuk peningkatan efektifitas
Walaupun terlihat mudah, beberapa faktorfaktor berikut ini dapat menyebabkan terjadinya perbedaan pendapat yang berakibat pada tidak berhasilnya penerapan 5S, contohnya adalah :
- Perbedaan dalam meletakkan barang yang perlu atau tidak perlu
- Tidak memiliki tempat untuk menyimpan barang yang tidak diperlukan
- Keputusan untuk barang kategori "tidak perlu"
- Koordinasi yang kurang jelas
Unsuccessful “5S” implement can be happened because of lack of commitment, from manager until operation level. “5S” implement without commitment will not effective. Only can hold on several days, and will return to beginning condition.
Ketidak berhasilan penerapan 5S juga dapat terjadi karena kurangnya komitmen, baik dari manajemen ataupun tingkat pelaksana. Pelaksanaan 5S tanpa disertai komitmen dapat menyebabkan 5S tidak efektif, bisa saja 5S tersebut hanya dapat berlangsung hanya beberapa hari, kemudian lingkungan kerja kembali kepada kondisi yang sebelumnya.
One example for 5S implement that success is in United Electric of Watertown, MA (UE). UE has been implement this process and the result can be seen now. For Seiri, staff in UE ask to give color sign based on process in factory in that time. For Seiton, company sign the floor with line and build wall to pointed the stuff location, for example: broom or security tool. Clean or Seiso was gave it to the staff in each department. For Seiketsu and Shitsuke implement, UE build a patrol 5-8 patrol to see and answer question that probably appear. From 5S UE success to reduced neatless, configurate a place to locate the stuff, increase clean in work environment, and increase overall security.
Salah satu contoh pelaksanaan 5S yang cukup sukses adalah di United Electric of Watertown, MA (UE). UE sudah menerapkan proses ini dan secara nyata terlihat hasilnya. Untuk Seiri, staff di UE diminta untuk memberi tanda warna berdasarkan proses yang sedang dilakukan di pabriknya pada saat itu. Untuk Seiton, perusahaan menandai lantai dengan garis dan membentuk tembok untuk menunjukkan letak suatu barang, misalnya sapu atau perangkat keamanan. Kebersihan atau seiso diserahkan kepada staff sesuai dengan bagiannya masing-masing. Untuk pelaksanaan Seiketsu dan Shitsuke, UE membentuk sebuah patroli 5-S patrol yang dilakukan untuk melihat dan menjawab pertanyaan yang mungkin akan muncul. Dari 5S ini UE berhasil menghilangkan ketidakrapian, menyusun sebuah tempat untuk peletakan barang, meningkatkan kebersihan di lingkungan kerja, dan meningkatkan keamanan secara menyeluruh.
5S is the tool that can increase product quality and work place. Nevertheless, this process not easy to be implement. This process need truly tried and commitment from all staff and also manager. If they not obey the rule, the result not satisfied and we will return to our old habitual.
Jelaslah bahwa 5S adalah perangkat yang dapat meningkatkan mutu produk dan tempat kerja. Namun demikian, proses ini tidak mudah untuk diterapkan. Proses ini membutuhkan usaha yang sungguh- sungguh dan komitmen dari seluruh staff dan juga manajemen. Jika mereka tidak mematuhi aturan, hasilnya akan tidak memuaskan dan kita akan kembali kepada kebiasaan kita yang lama.
TAHAP-TAHAP IMPLEMENTASI 5R/RS
Dalam 5S/5R ada 3 tahapan:
(1) 5R yang aktif (persiapan)
(2) Pembudayaan 5R (5R yg efektif)
(3) 5R pencegahan (penerapan 5R tingkat lanjut)
Urutan dari 5R sendiri adalah: (1) Ringkas (2) Rapi (3) Resik (4) Rawat (5) Rajin.
Dalam tahap I:
(1) Ringkas:
- membuang barang yang tidak diperlukan. Disini brg dikelp mjd 4 (barang rusak/ dibuang, stok mati/dibuang,stok tidur/dipindahkan ke tempat penyimpanan lain & bahan sisa)
(2) Rapi:
- membenahi tempat penyimpanan
- mengatur tata letak peralatan kerja
(3) Resik:
- Mengatur prosedur kebersihan harian, termasuk penanggung jawabnya.
(4) Rawat:
- Mempertahankan dan menindaklanjuti dr ketiga langkah diatas.
- pemeriksaan ke lapangan
(5) Rajin:
- Pengendalian visual tempat kerja
- menerima kritik & saran atas pelaksanaan 3 hal diatas
- pemasangan slogan2
- menuju terciptanya suatu KEBIASAAN yang rajin, yg pada akhirnya akan mjd BUDAYA
Dalam tahap II:
(1) Ringkas:
- mengendalikan tingkat persediaan barang
(2) Rapi:
- memudahkan penggunaan dan pengembalian barang
(3) Resik:
- Membudayakan kebersihan & pemeriksaan minimal 5 menit setiap hari
(4) Rawat:
- Mempertahankan tempat kerja yg resik
(5) Rajin:
- Mempertahankan rawat di perusahaan
Dalam tahap III:
(1) Ringkas pencegahan:
- menghindari adanya barang yg tidak diperlukan
(2) Rapi pencegahan:
- menghindari ketidakrapian
(3) Resik pencegahan:
- membersihkan tanpa mengotori lagi
(4) Rawat pencegahan:
- mencegah penurunan kondisi lingkungan
(5) Rajin pencegahan:
- mensistematika pelatihan
Jadi, saya simpulkan disini bahwa tujuan dari masing2 langkah adalah:
(1) Ringkas: biaya/cost
(2) Rapi: proses & delivery
(3) Resik: quality & safety
(4) Rawat: sistem & standar
(5) Rajin: budaya & sikap.
• Make usual the work place condition to conformity as the standard
• Controlling everytime
• Correct it if there is anything wrong
• Do Improvement, example: Make competition each department to improve effectiveness
Eventhough looks easy, there are several factors can make different opinion because unsuccessful “5S” implement, for example:
- different on put needed or no needed stuff
- don't have place to keep no needed stuff
- decision for "no needed" category stuff
- unclearly coordination
Sebetulnya 5S tidak sulit untuk dilaksanakan, Berikut ini adalah beberapa langkah-langkah untuk melakukan 5S:
Untuk melakukan SEIRI :
1. Cek-barang yang berada di area masing-masing.
2. Tetapkan kategori barang-barang yang digunakan dan yang tidak digunakan.
3. Beri label warna merah untuk barang yang tidak digunakan
4. siapkan tempat untuk menyimpan / membuang /memusnahkan barang-barang yang tidak digunakan.
5. Pindahkan barangbarang yang berlabel
merah ke tempat yang telah ditentukan.
Untuk melakukan SEITON :
1. Rancang metode penempatanbarang yangdiperlukan, sehinggamudah didapatkan saat dibutuhkan
2. Tempatkan barangbarang yang diperlukan ke tempat yang telah dirancang dan disediakan
3. Beri label / identifikasi untuk mempermudah penggunaan maupun pengembalian ke tempat semula
Untuk melakukan SEISO :
1. Cari sumber kotoran dan temukan cara pengotorannya
2. Tetapkan tindakan pencegahan / mengurangi terjadinya pengotoran
Untuk melakukan SEIKETSU :
1. Tetapkan standar kebersihan, penempatan,
penataan
2. Komunikasikan ke setiap karyawan yang sedang bekerja di tempat kerja
Untuk melakukan SHITSUKE :
1. Biasakan kondisi tempat kerja selalu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
2. Lakukan pengontrolan setiap saat
3. Koreksi bila ditemukan penyimpangan
4. Lakukan peningkatan, misalnya dengan melakukan perlombaan antar bagian untuk peningkatan efektifitas
Walaupun terlihat mudah, beberapa faktorfaktor berikut ini dapat menyebabkan terjadinya perbedaan pendapat yang berakibat pada tidak berhasilnya penerapan 5S, contohnya adalah :
- Perbedaan dalam meletakkan barang yang perlu atau tidak perlu
- Tidak memiliki tempat untuk menyimpan barang yang tidak diperlukan
- Keputusan untuk barang kategori "tidak perlu"
- Koordinasi yang kurang jelas
Unsuccessful “5S” implement can be happened because of lack of commitment, from manager until operation level. “5S” implement without commitment will not effective. Only can hold on several days, and will return to beginning condition.
Ketidak berhasilan penerapan 5S juga dapat terjadi karena kurangnya komitmen, baik dari manajemen ataupun tingkat pelaksana. Pelaksanaan 5S tanpa disertai komitmen dapat menyebabkan 5S tidak efektif, bisa saja 5S tersebut hanya dapat berlangsung hanya beberapa hari, kemudian lingkungan kerja kembali kepada kondisi yang sebelumnya.
One example for 5S implement that success is in United Electric of Watertown, MA (UE). UE has been implement this process and the result can be seen now. For Seiri, staff in UE ask to give color sign based on process in factory in that time. For Seiton, company sign the floor with line and build wall to pointed the stuff location, for example: broom or security tool. Clean or Seiso was gave it to the staff in each department. For Seiketsu and Shitsuke implement, UE build a patrol 5-8 patrol to see and answer question that probably appear. From 5S UE success to reduced neatless, configurate a place to locate the stuff, increase clean in work environment, and increase overall security.
Salah satu contoh pelaksanaan 5S yang cukup sukses adalah di United Electric of Watertown, MA (UE). UE sudah menerapkan proses ini dan secara nyata terlihat hasilnya. Untuk Seiri, staff di UE diminta untuk memberi tanda warna berdasarkan proses yang sedang dilakukan di pabriknya pada saat itu. Untuk Seiton, perusahaan menandai lantai dengan garis dan membentuk tembok untuk menunjukkan letak suatu barang, misalnya sapu atau perangkat keamanan. Kebersihan atau seiso diserahkan kepada staff sesuai dengan bagiannya masing-masing. Untuk pelaksanaan Seiketsu dan Shitsuke, UE membentuk sebuah patroli 5-S patrol yang dilakukan untuk melihat dan menjawab pertanyaan yang mungkin akan muncul. Dari 5S ini UE berhasil menghilangkan ketidakrapian, menyusun sebuah tempat untuk peletakan barang, meningkatkan kebersihan di lingkungan kerja, dan meningkatkan keamanan secara menyeluruh.
5S is the tool that can increase product quality and work place. Nevertheless, this process not easy to be implement. This process need truly tried and commitment from all staff and also manager. If they not obey the rule, the result not satisfied and we will return to our old habitual.
Jelaslah bahwa 5S adalah perangkat yang dapat meningkatkan mutu produk dan tempat kerja. Namun demikian, proses ini tidak mudah untuk diterapkan. Proses ini membutuhkan usaha yang sungguh- sungguh dan komitmen dari seluruh staff dan juga manajemen. Jika mereka tidak mematuhi aturan, hasilnya akan tidak memuaskan dan kita akan kembali kepada kebiasaan kita yang lama.
TAHAP-TAHAP IMPLEMENTASI 5R/RS
Dalam 5S/5R ada 3 tahapan:
(1) 5R yang aktif (persiapan)
(2) Pembudayaan 5R (5R yg efektif)
(3) 5R pencegahan (penerapan 5R tingkat lanjut)
Urutan dari 5R sendiri adalah: (1) Ringkas (2) Rapi (3) Resik (4) Rawat (5) Rajin.
Dalam tahap I:
(1) Ringkas:
- membuang barang yang tidak diperlukan. Disini brg dikelp mjd 4 (barang rusak/ dibuang, stok mati/dibuang,stok tidur/dipindahkan ke tempat penyimpanan lain & bahan sisa)
(2) Rapi:
- membenahi tempat penyimpanan
- mengatur tata letak peralatan kerja
(3) Resik:
- Mengatur prosedur kebersihan harian, termasuk penanggung jawabnya.
(4) Rawat:
- Mempertahankan dan menindaklanjuti dr ketiga langkah diatas.
- pemeriksaan ke lapangan
(5) Rajin:
- Pengendalian visual tempat kerja
- menerima kritik & saran atas pelaksanaan 3 hal diatas
- pemasangan slogan2
- menuju terciptanya suatu KEBIASAAN yang rajin, yg pada akhirnya akan mjd BUDAYA
Dalam tahap II:
(1) Ringkas:
- mengendalikan tingkat persediaan barang
(2) Rapi:
- memudahkan penggunaan dan pengembalian barang
(3) Resik:
- Membudayakan kebersihan & pemeriksaan minimal 5 menit setiap hari
(4) Rawat:
- Mempertahankan tempat kerja yg resik
(5) Rajin:
- Mempertahankan rawat di perusahaan
Dalam tahap III:
(1) Ringkas pencegahan:
- menghindari adanya barang yg tidak diperlukan
(2) Rapi pencegahan:
- menghindari ketidakrapian
(3) Resik pencegahan:
- membersihkan tanpa mengotori lagi
(4) Rawat pencegahan:
- mencegah penurunan kondisi lingkungan
(5) Rajin pencegahan:
- mensistematika pelatihan
Jadi, saya simpulkan disini bahwa tujuan dari masing2 langkah adalah:
(1) Ringkas: biaya/cost
(2) Rapi: proses & delivery
(3) Resik: quality & safety
(4) Rawat: sistem & standar
(5) Rajin: budaya & sikap.
